In un contesto in cui il lavoro a distanza sta diventando sempre più diffuso, è necessario adattare e ripensare il nostro modo di lavorare.
il lavoro ibrido, che combina giornate in presenza e giornate a distanza, è una soluzione che concilia i vantaggi del lavoro in azienda e del telelavoro. Tuttavia, la gestione del tempo e dell'organizzazione in questa modalità operativa può essere una sfida per alcuni. In questo articolo, ti daremo alcuni suggerimenti e strumenti per migliorare il tuo produttività e gestisci meglio il tuo tempo.
Suggerimenti per ottimizzare la gestione del tempo in modalità ibrida
Per essere efficaci quando si lavora in modalità ibrida, è fondamentale pianificare e organizzare bene le proprie giornate. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a sfruttare al meglio questo nuovo modo di lavorare:
Fai un piano preciso per la tua settimana
Per poter bilanciare le tue giornate tra il lavoro faccia a faccia e il telelavoro, è importante pianificare in anticipo quali compiti svolgerai ogni giorno. Ad esempio, puoi utilizzare un diario o un software di pianificazione per annotare tutte le cose che devi fare durante la settimana.
- Determina quali compiti devi assolutamente svolgere faccia a faccia (riunioni, formazione, collaborazione con i tuoi colleghi, ecc.).
- Pianifica poi le attività che puoi svolgere lavorando da casa, avendo cura di bilanciare il tuo carico di lavoro tra le giornate trascorse da remoto e quelle trascorse in azienda.
- Non dimenticare di dedicare del tempo agli imprevisti o alle emergenze che potrebbero sorgere durante la settimana.
Dai la priorità alle tue attività in base alla loro importanza e urgenza
È fondamentale saper identificare quali sono i compiti più importanti e urgenti per poterli svolgere in via prioritaria. Per questo, puoi utilizzare la matrice di Eisenhower, che consiste nel classificare le tue attività in base a questi due criteri:
- Importante e urgente: queste attività devono essere completate immediatamente.
- Importanti e non urgenti: questi compiti possono essere programmati per dopo, ma non devono essere trascurati.
- Non importanti e urgenti: questi compiti possono essere delegati a un collega, se possibile, o svolti rapidamente senza dedicarvi troppo tempo.
- Non importanti e non urgenti: questi compiti dovrebbero essere evitati, poiché sono una perdita di tempo.
Stabilisci delle routine
Per ottimizzare la tua produttività, imposta routine di lavoro, sia per le giornate faccia a faccia sia per chi lavora da remoto. Questo può ad esempio passare attraverso:
- Prenditi il tempo per pianificare la tua giornata ogni mattina.
- Stabilisci orari di lavoro regolari e rispettali il più possibile.
- Fai delle pause regolari per evitare l'affaticamento e mantenere l'energia per tutto il giorno.
Strumenti per gestire il tuo tempo e la tua organizzazione in modalità ibrida
Esistono diversi strumenti che possono aiutarti a gestire meglio il tuo programma e migliorare la tua produttività quando lavori in modalità ibrida. Ecco alcuni esempi :
app per la gestione del tempo
Questo software ti consente di pianificare, organizzare e monitorare le tue attività in modo efficiente. Tra i più noti ci sono Trello, Todoist o Asana. Questi strumenti sono molto utili per avere una visione d'insieme dei tuoi progetti, assegnare incarichi ai tuoi collaboratori e monitorare i progressi di tutti.
App di comunicazione
Per facilitare la collaborazione con i propri colleghi, anche quando si lavora in telelavoro, è importante utilizzare strumenti di comunicazione adeguati. Skype, Zoom o Microsoft Teams sono, ad esempio, soluzioni ideali per organizzare riunioni virtuali, live chat o condivisione di documenti.
Tecniche di concentrazione
Infine, per ottimizzare i tempi di lavoro ed evitare distrazioni, puoi utilizzare metodi come la tecnica del Pomodoro. Consiste nel suddividere il tempo di lavoro in sessioni di 25 minuti, chiamate "pomodori", intervallate da pause di 5 minuti. Dopo quattro pomodori, puoi fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.
Adottando questi suggerimenti e strumenti per gestire al meglio il tuo tempo e la tua organizzazione in modalità lavoro ibrido, potrai ottimizzare la tua efficienza e sfruttare appieno i vantaggi offerti da questo nuovo modo di lavorare.
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